Vereinsmanager

Für Non Profit Vereine bietet Microsoft einen rabattierten Einstieg in die Microsoft ERP Welt an. Eine Volllizenz liegt bei ca. 25,-€ im Monat. Eine Lizenz für einen Trainer oder Jugendwart bei ca. 4,-€ pro Monat. Auf dieser Basis haben wir den Vereinsmanager geschaffen, der alle Prozesse eines Sportvereins in einer Software abdeckt. Uns war wichtig, dass alle Menschen die im Verein aktiv mitarbeiten auf der selben Datenbasis arbeiten. Gleichzeitig müssen die Regeln des Datenschutzes eingehalten werden. Da bietet D365 Business Central als SaaS Lösung genau den richtigen Ansatz. Alles ist in der Cloud, der Verein braucht sich um Sicherheit und Sicherung nicht zu kümmern. Die Software ist immer auf dem aktuellem Stand der gesetzlichen Anforderungen. Und als Team im Verein kann ich mich um die Mitglieder kümmern, statt in der Verwaltung zu versauern.

Wenn du keine Lust hast zu lesen, sondern es lieber erleben möchtest melde dich gerne für eine Demo bei uns. info@sassist.de

Buchhaltung – Microsoft Standard

Bei der Buchhaltung sollte man keine Kompromisse machen. Zu schnelle ist etwas handgemachtes nicht mehr aktuell oder es reicht nicht für die gesetzlichen Vorgaben. Mit dem Standard von D365 Business Central kommt eine Buchhaltung die von Microsoft immer auf dem aktuellem Stand der Gesetzte gehalten wird.

  • Zertifizierte Buchhaltung
  • MwSt Abrechnung
  • Budgetierung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Auswertungen – z.B. Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR)
  • Einkaufsbelege
  • Verkaufsbelege
  • E-Rechnung
  • Mahnwesen für ausstehende Forderungen
  • SEPA Lastschrift
  • Bankkontoabstimmung
  • Verwaltung von Spenden

Mitgliederverwaltung

Mitglieder sind im Vereinsmanager Kontaktunternehmen (Familien) und Kontaktpersonen (die einzelnen Mitglieder). Die Mitgliederverwaltung ist somit von der Buchhaltung entkoppelt. Lediglich das Kontaktunternehmen ist mit einem Debitoren (Kunden) in der Buchhaltung verbunden. Somit kann in der Mitgliederverwaltung gearbeitet werden, ohne Einfluss auf die buchhalterischen Prozesse zu nehmen.

  • Status am Mitglied (aktiv, ruhend, passiv, ausgetreten)
  • Verwaltung von Familienmitgliedern die nicht Vereinsmitglieder sind (Status = extern) für Fahrten und Veranstaltungen
  • Verwaltung von Minimaldaten für Wartelisten  (Status = Warteliste)
  • Kontaktinformationen an der Familie und den Einzelpersonen (E-Mail / Telefonnr.)
  • Mitgliedsbeitrag pro Kontaktperson, auch für mehrere Sportarten
  • Rhythmus des Beitragseinzug pro Kontaktperson. z.B. der Vater hat Jahresbeitrag, das Kind Monatsbeitrag
  • Personenlizenzen mit Gültigkeit (Trainerlizenz / Führungszeugnis / Prüferlizenz usw.)
  • Serienbriefe und E-Mails direkt aus dem System
  • Optimierte SEPA Lastschrift (Zusammenfassung pro Familie) um die Kosten bei der Bank zu reduzieren
  • Beitragsnachweis direkt aus dem System
  • parametrisierbares DSGVO Modul um die Vereinsbelange, z.B. Chronik des Vereins, mit zu berücksichtigen

Rund um den Verein

Wenn wir schon alle Daten der Mitglieder in einem Topf haben, sollten auch die sonstigen Aktionen im Verein mit diesen Daten betrieben werden können. Und bei Bedarf muss immer die Übergabe der Daten in die Buchhaltung möglich sein.

  • Gruppenverwaltung
  • Anwesenheit bei Training auf Papier oder Digital (Mobile App)
  • Trainingsdokumentation je Gruppe
  • Mannschaften mit frei zu definierenden Mannschaftslisten
  • Veranstaltungen, Kurse, Lehrgänge und Turnierteilnahme mit Einzug der Gebühren und Verwaltung der Kosten
  • Überweisung der Turniergebühren an den Ausrichter
  • Meldung an den Landes Sport Bund (NRW)

Budo Manager

Für den Bereich Kampfsport sind eine Vielzahl von Zusatzinformationen notwendig, die in einer Vereinssoftware oft nicht zur Verfügung stehen. im Vereinsmanager ist der Budo Manager integriert der die Kampfsportspezifischen Aspekte mit abbildet.

  • Gürtelstufen
  • Altersklassen
  • Gewichtsklassen
  • Prüfungsmanagement mit Listen und Gebühreneinzug
  • Turniermeldung (E-Melder)
  • Turniererfolge mit Ranglisten
  • Turniermanagement als Ersatz für den Meisterschaftsmanager
    • Einlesen von E-Melder Meldungen
    • Verwaltung Meldegelder
    • Aufnahme der Daten direkt an der Waage
    • Zusammenfassung oder Splittung von Gewichtsklassen (Pool Bildung)
    • Erstellung von Wettkampflisten
    • Rückerfassung der Platzierungen
    • Urkunden mit freiem Design
    • Weitermeldung zur nächsten Ebene per E-Melder
    • Ergebnislisten

Web Schnittstelle

Über die Web-API Schnittstelle können Daten aus Internetportalen direkt in D365 Business Central eingelesen werden. In unserem Pilotprojekt nutzen wir das Contact Form 7 in WordPress um Daten direkt an D365 zu schicken. Über diese Option können sich Mitglieder ohne Anmeldungen zu Veranstaltungen anmelden oder ihre Mitgliedsdaten ändern. Für neue Mitglieder laufen über die Formulare die Erstanmeldungen für die Wartelisten.

  • Web API Schnittstelle
  • Power Automate als Middelware
  • Contact Form 7 als Formularmanager auf der Website
  • Umgesetzte Formulare
    • Anmeldung zu Veranstaltungen
    • Anmeldung zu Turnieren
    • Anmeldung zu Gürtelprüfungen
    • Änderung von Mitgliedsdaten
    • Erstanmeldung zum Probetraining / Wartelisten

Die Daten laufen in D365 Business Central in eine Zwischentabelle aus der diese mit wenigen Klicks weiterverarbeitet werden können. Das spart die Erfassung und verhindert Übertragungsfehler.